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Titel
Text copied to clipboard!Dokumentenverwaltungsspezialist
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Dokumentenmanagement-Spezialisten, der unser Team bei der Organisation, Verwaltung und Sicherung aller unternehmensrelevanten Dokumente unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für die Entwicklung, Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen verantwortlich, um einen reibungslosen Informationsfluss und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Dokumentationsprozesse zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben. Zu Ihren Aufgaben gehören die Klassifizierung, Archivierung und der Schutz sensibler Daten, ebenso wie die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen. Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Verbesserungspotenziale und setzen innovative Lösungen um, um die Effizienz und Sicherheit der Dokumentenverwaltung zu erhöhen. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für interne und externe Audits und gewährleisten die Einhaltung aller relevanten Standards und Richtlinien. Sie unterstützen bei der Digitalisierung von Papierdokumenten, der Einführung neuer Softwarelösungen und der Integration von Dokumentenmanagementsystemen in bestehende IT-Landschaften. Ihr Beitrag ist entscheidend für die Minimierung von Risiken, die Steigerung der Produktivität und die Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsmanagements. Wenn Sie über ein ausgeprägtes Organisationstalent, technisches Verständnis und eine hohe Serviceorientierung verfügen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Entwicklung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen
- Klassifizierung und Archivierung von Dokumenten
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagement
- Optimierung und Digitalisierung von Dokumentationsprozessen
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
- Vorbereitung und Begleitung von Audits
- Schutz und Verwaltung sensibler Daten
- Integration neuer Softwarelösungen
- Analyse und Verbesserung bestehender Prozesse
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung
- Erfahrung im Dokumentenmanagement
- Kenntnisse relevanter Software und Systeme
- Analytisches Denkvermögen
- Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Vertrautheit mit Datenschutzbestimmungen
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Flexibilität und Lernbereitschaft
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement?
- Mit welchen Dokumentenmanagementsystemen haben Sie gearbeitet?
- Wie gehen Sie mit sensiblen Daten um?
- Wie stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher?
- Welche Verbesserungen haben Sie in bisherigen Projekten umgesetzt?
- Wie schulen Sie Kollegen im Umgang mit neuen Systemen?
- Wie gehen Sie mit Widerständen bei der Digitalisierung um?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie bleiben Sie über neue Entwicklungen im Dokumentenmanagement informiert?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben im Arbeitsalltag?
